プログラムレスでプチ業務アプリを... DocumentStar 契約書管理システム

原本取り扱いによる紛失・消失・劣化・破損が心配
契約内容の問い合わせが多く、契約書探しに時間がかかる
契約更新忘れなど、契約期限管理に漏れがある
契約書のコピーがあふれ、オフィススペースを圧迫する
契約内容などの確認作業に手間がかかり、営業等の本来の業務に支障をきたす

◇契約基本情報と関連情報の管理

＜基本情報＞　・契約先情報　・契約種別管理　・契約内容把握　・継続契約の期限管理　・付帯契約書、参考資料の紐付け　・原本保管場所の把握　・契約責任部署・担当者/管理担当部署・担当者の明確化　　＜関連情報＞　・関連契約書の紐付け管理　・過去履歴/経緯等の把握

◇契約書/関連資料の紐付けが可能

PDFなどに電子化した書類を紐付けて管理できます。その場でクリックすることですぐに参照できるので、原本の持ち出しや、コピーなどの作業は不要になります。

　<添付可能な書類>
　・契約書
　・付帯契約書（3つ）
　・関連参考資料(3つ）
　・Word、Excel、PDFなどWindows対応の形式であれば全て添付可能

◇関連契約書情報/過去履歴記録が可能

・関連契約書の紐付けができ、各契約書の関連を検索によって把握することができます。
・履歴等の記録により、現契約に至った経緯を知ることができます。

◇契約先への一括メール送信が可能

　・例えば、期限満了予定契約に対して、任意のタイミングで契約先担当者宛に一括送信することができます。

＜メールテンプレート＞

＜送信結果＞

●社内関係者へのフォローメール送信も可能

　・例えば、期限満了予定の契約について、契約責任者宛へのフォローアップ依頼等のメールを送信することができます。
　
<メールテンプレート>

＜送信結果＞

●メールテンプレートについて
・メールテンプレートは固定文言だけでなく、プレースフォルダによるデータ内容の文章中への動的な埋め込みが可能です。
・送信目的ごとの送信内容メールテンプレートは、複数種類(制限なし)の作成が可能です。

◇案内文書の作成も可能

・契約先への案内を、メールではなく文書で行う必要のある契約先に対しては、案内状の印刷、および封筒の宛名印刷ができます。
・帳票はExcel出力ですので、文章等はお客様の実体に合わせて変更することができます。また、会社ロゴなどの挿入も自由です。

＜継続案内状＞

<対象契約先への封筒宛名印刷>

◇多彩な検索機能

　・検索対象は全ての項目を任意に指定可能
　・検索条件はお客様自身で任意に定義可能
　・検索条件は解りやすい文章で表現されるので確認が容易
　・都度検索/定型検索の2種類を用意
　・都度検索ではその都度の条件を登録可能
　・複数検索条件文を組み合わせた複雑な検索条件は、定型検索として登録可能
　・登録した検索条件はメニュー化されるので、2回目以降はワンクリックで操作可能

＜検索例＞
・継続契約で来月期限満了となる契約で、メール案内の必要がある契約（または文書での案内が必要な契約）
・関連契約書がある契約
・契約終了日を経過しているにも関わらず「契約中」のステータス（契約更新など手続き忘れ）の契約
・ある契約責任部署/責任者の契約の抽出
　　...など、お客様自身でいくつでも追加登録できます。

◇契約台帳の作成

　・契約基本情報/関連情報を一覧とした台帳の作成

その他、お客様のご要望に応じて、追加資料のカスタマイズをお受けします。
開発ツール「AppKt(アップキット)」を活用しますので、スピーディかつ低価格の対応が可能です。

◇その他-DocumentStar共通機能

●複数ユーザでのネットワーク運用が可能です。社内LANだけでなく、VPN等の通信環境を利用することによって社外遠隔地からのアクセスも可能です。 ●複数ユーザ利用の場合、データベースはりアルタイムで集中一元管理されますので、全社共有テーマとしての対応が可能です。 ●Windowsタブレット、iPhone・iPad、Androidなど、スマートデバイスでの運用も可能です。(*1) ●ログオンユーザごとに権限を設定することができます。 ●Google地図との連動が可能です。 ●郵便番号/住所変換機能を備えています。 ●外部データの受け入れ/切出しが可能です。 ●その他、実務に役立つ多彩な機能が標準装備されています。
(*1)デスクトップアプリとしての稼働環境はWindowsのみです。


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※仕様は予告なく変更することがあります。